•تنفيذ السياسات واللوائح والتعليمات فيما يتعلق بشئون الخدمة المدنية والتنمية الإدارية الصادرة من الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة في هذا الشأن .
•الإشراف علي إدارات شئون العاملين والتنظيم والإدارة في دائرة المحافظة ومعاونتها وتوجيهها والعمل علي رفع مستوي كفاءة الأداء فيها .
•معاونة المحافظة وإبداء الرأي والمشورة في كل ما يتعلق بشئون الخدمة المدنية والتنمية الإدارية .
•الإشراف علي العاملين بمديرية التنظيم والإدارة .
•اختصاصات التقسيمات التنظيمية التابعة لمدير المديرية مباشرة :-
-الشئون القانونيه
•إبداء الرأي القانوني في كل ما يعرض علي القسم من مشاكل وبحوث قانونية .
•متابعة تنفيذ الأحكام القضائية في المواعيد المحددة .
•الإشراف علي إجراء التحقيقات مع العاملين بالمديرية واقتراح الجزاءات المناسبة .
•بحث التظلمات الإدارية المقدمة من العاملين بالمديرية وتقديم المذكرات فيها وتتبع المخالفات المالية واتخاذ إجراءات المحاكمات التأديبية .
-العلاقات العامه
•تجميع البيانات والحقائق عن اتجاهات الرأي العام الداخلي والخارجي بالمديرية وإيصالها للمسئولين بالمديرية مع بيان مدي جديتها وتوافقها مع أهداف المديرية في تقارير مفصله مشفوعة بالمقترحات والتوصيات الايجابية لتبصير المسئولين بالمديرية عند رسم برامج وخطط العمل ونظمه وتحديد أهدافه لاتخاذ القرارات الرشيدة .
•إعلام الجمهور بما تقوم به المديرية من أعمال وما تقدمه من خدمات .
•دراسة رد فعل هذه الأعمال والخدمات للجمهور عن طريق العناية ببحث مشاكل الجمهور والتعرف علي أسبابها والعمل علي تحقيقها .
•مراعاة علاقات العاملين في نطاق المديرية والاهتمام بجمهور العاملين والتعرف علي اتجاهاتهم والاستماع إلي مشاكلهم ومحاولة إيجاد حلول لها عن طريق تحسين ظروف وأحوال العمل وتحقيق روح التآلف بينهم والاهتمام بالنواحي الإنسانية في محيط العمل والاشتراك في وضع سياسة وبرامج الرعاية الاجتماعية والصحية والترفيهية والثقافية لهم حتى يمكن رفع مستواهم وكفاءتهم الإنتاجية .
• إجراء الاتصالات بكافة الجهات عن طريق تبادل المعلومات والخبرات والتعاون والمساهمة في المصالح المشتركة واستقبال الضيوف .
•اصدار نشرات إخبارية لملخصات الصحف والمجلات وإصدار النشرات الإعلامية ونشرات التوعية السياسية في كافة المسائل العامة التي تشغل الرأي العام .
•القيام بأعمال الاستقبال .
-التخطيط والمتابعه :
•وضع التوجيهات العامة لإعداد مشروعات خطط وبرامج المديرية وإبلاغها إلي الوحدات الرئيسية بالمديرية .
•تلقي مشروعات خطط الوحدات الرئيسية بالمديرية والتنسيق بينها تمهيداً لإعداد الخطة العامة للمديرية
•متابعة تنفيذ الخطط والبرامج وتقييم نتائجها وتحديد مشكلات وصعوبات التنفيذ واقتراح الحلول والتوصيات الخاصة بتذليلها وفقا لمراحل التنفيذ .
•إعداد تقارير المتابعة الدورية عن نشاطات وانجازات الوحدات الرئيسية بالمديرية والعاملين بها في ضوء التقارير المقدمة من هذه الوحدات .
•إعداد التقرير السنوي عن أعمال المديرية .
•إعداد الدراسات وإبداء الرأي الفني في الموضوعات ذات الصفة العاجلة التي يحددها مدير المديرية
•اقتراح برامج عمل الخبراء بالاشتراك مع الإدارات المعنية .
-خدمة المواطنين
•استقبال المواطنين طالبي الخدمة والرد علي استفساراتهم وتوجيههم وإرشادهم إلي جهات الاختصاص
•المعاونة الايجابية في تذليل ما يصادف العمل التنفيذي من معوقات وصولا لحل المشكلات الجماهيرية العامة .
•تلقي استفسارات وشكاوي ومطالب المواطنين وتجميع ما يحتاج منها إلي بحث وإحالتها إلي المسئولين ومتابعة الرد عليها .
•العمل علي حل المشكلات الجماهيرية ومتابعة الوصول إلي حلول لها وإخطار المواطنين بالنتيجة سلباً وايجابياً .
•التعاون مع العلاقات العامة في بحث ودراسة ما تنشره الصحف والمجلات وما تبثه وسائل الإعلام المختلفة خاصا بالمشكلات الجماهيرية فردية أو عامه بقصد الوصول إلي إزالة أسبابها وحلها .
•إعداد دليل عمل مبسط بأسماء الإدارات المختلفة واختصاصاتها وكيفية أدائها لعملها والشروط الأوراق اللازمة لطلب الخدمات التي تقوم عليها وأماكنها والمدة اللازمة لتقديمها .
•إظهار المؤشرات التي تدل علي مستوي الأداء في الخدمات العامة وتقديم الاقتراحات لتحسين وتطوير هذه الخدمات وتبسيط إجراءات أدائها .
-ادارة مركز التدريب الادارى
•متابعة تجميع ودراسة الاحتياجات التدريبية لديوان عام المحافظة والوحدات المحلية ومديريات الخدمات
•إعداد الخطة التدريبية السنوية للمركز متضمنة موازنة التدريب لهذه الخطة ومتابعه اعتمادها من الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة .
•تنفيذ البرامج التدريبية الواردة بالخطة التدريبية للمركز ومتابعة وتقييم المتدربين .
•نشر الوعي التدريبي بين العاملين بدائرة المحافظة .
•عرض تقارير بنتيجة تنفيذ البرامج التدريبية علي المدير العام والواردة بخطة المركز ونتائج تقييمها ومتابعة الصعوبات والمعوقات ومقترحات حلها .
•تزويد المركز بالأجهزة والمعدات السمعية والبصرية ووسائل الإيضاح والطباعة وغيرها .
•ويمارس في سبيل تحقيق هذه الأهداف من خلال التقسيمات التابعة له الاختصاصات الآتية :
1-5-1 قسم تخطيط وتصميم البرامج
•متابعة تجميع الاحتياجات التدريبية لديوان عام المحافظة والوحدات المحلية ومديريات الخدمات وباقي المصالح بدائرة المحافظة .
•وضع تصميم البرامج التدريبية بمراعاة تحديد هدف المنهج والبرنامج التدريبي وحصر موضوعات المنهج التدريبي وتحديد أسبقيات الموضوعات .
•وضع الخطة التدريبية لبرامج المركز متضمنة الاحتياجات التدريبية والبرامج التدريبية وتوقيتات تنفيذها وميزانية التدريب وأسلوب تقييم ومتابعة البرامج .
•متابعة اعتماد الخطة التدريبية للمركز والحصول علي موافقة الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة .
1-5-2 قسم متابعة وتقييم البرامج
•التعرف علي المشاكل الإدارية والتنظيمية التي تؤثر علي التدريب والتأكد من مدي تحقيق البرنامج لأهدافه بالنسبة للمتدرب .
•قياس الارتفاع في مستوي الأداء نتيجة تطبيق المتدربين للمعلومات والمهارات المكتسبة من التدريب في ميدان العمل والتأكد من مدي صلاحية أساليب وطرق التدريب المستخدمة في تحقيق الأهداف .
•دراسة ملاحظات المدربين وتقاريرهم عن المادة التدريبية والزمن المخصص لها ومستوي المتدربين ومدي تجاوبهم وتفاعلهم مع المادة التدريبية ومع المتدربين .
•استقصاء المتدربين بغرض التعرف علي آرائهم وانطباعاتهم واقتراحاتهم وإعداد تقرير شامل بالنتائج التي أسفرت عنها المتابعة والتقييم عقب الانتهاء من كل دورة .
•الإشراف علي تسجيل نتائج كل المتدربين .
•عمل تقرير بنتائج متابعة وتقييم الخطة التدريبية والنشاط التدريبي في نهاية العام التدريبي لموافاة الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة به .
1-5-3 قسم مراجعة خطط التدريب لمديريات الخدمات
1-5-4 قسم تنفيذ البرامج
•الإشراف علي الإجراءات التي تتم قبل البرامج التدريبية والمتمثلة في الإعلان عن الدورة التدريبية وتلقي طلبات الترشيح من الجهات بدائرة المحافظة وتجهيز قاعات التدريب ووسائل الإيضاح وكذا اختبار المرشحين لحضور الدورة واختيار المدربين وإعداد الجدول الزمني للمحاضرات .
•الإشراف علي الإجراءات التي تتم أثناء تنفيذ البرنامج والمتمثلة في تسجيل حركه انتظام المتدربين وإخطار الجهات بغياب المتدربين التابعين لها وتسجيل حضور المتدربين خلال مده البرنامج .
•إعداد تقرير عن سير البرنامج والملاحظات في هذا الشأن والصعوبات التي تعترض التنفيذ وإخطار الجهات التابع لها المتدربين بقضاء فترة التدريب وبنتائج تقييم المتدربين كل حسب الوسيلة المتبعة في التقييم .
1-5-5 قسم الشئون المالية والادارية
•القيام بأعمال السكرتارية والمحفوظات والخدمات الداخلية للمركز وإعداد قاعات التدريب وتجهيزها بوسائل الإيضاح .
•تجهيز وصيانة وسائل الإيضاح والأجهزة والمعدات المستخدمة في أعمال التدريب .
•اتخاذ الإجراءات اللازمة لصرف مستحقات المدربين خلال فترة الدورة والمشرفين والمعاونين طبقا للائحة
•التدريب المعمول بها واعتماد كشوف واستمارات الصرف من مدير عام المديرية ومراعاة التعليمات المالية المقررة في هذا الشأن .
•اتخاذ الإجراءات المخزنية الخاصة بالمقاعد ووسائل الإيضاح والأجهزة والمعدات المستخدمة والأدوات الكتابية في أعمال التدريب وتسجيلها في السجلات المالية .
-ادارة شئون الخدمة المدنيه
•القيام بالدراسات والبحوث في مجالات الخدمة المدنية في ضوء الظروف البيئية والمحلية واقتراح السياسات والخطط اللازمة في هذا الشأن ومباشرة تنفيذها وعرضها علي الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة واعتمادها من السلطة المختصة وإصدار التعليمات اللازمة لهذا التنفيذ إلي جميع وحدات شئون العاملين .
•تجميع المبادئ العامة من الفتاوى التي تصدر في شئون العاملين والعمل علي نشرها علي الجهات المختصة ومتابعة تنفيذها
•تلقي الاستفسارات حول شئون الخدمة المدنية من الأجهزة المختلفة وبحثها والرد عليها .
•التعرف علي المشاكل التي تدخل في مجال الخدمة المدنية من خلال بحث الاستفسارات ودراسة هذه المشاكل وتقديم المقترحات المحددة لعلاجها وما قد يلزم لذلك من خطط وبرامج زمنيه ورفع هذه المقترحات إلي الجهة صاحبه الاختصاص للنظر فيها ومتابعة مدي التقدم في تطبيق المقترحات المحددة للعلاج .
•دراسة الفتاوى وتبويبها ووضع قواعد تنفيذها أو إبداء الرأي فيها للجهات المختصة .
•تنفيذ القوانين واللوائح الخاصة بالخدمة المدنية .
•تنفيذ القوانين واللوائح الخاصة بالخدمة المدنية .
•تجميع وتنظيم وتبويب القوانين واللوائح والتعليمات والنشرات المنظمة للعمل .
•تنفيذ تشريعات الخدمة المدنية .
•تلقي شكاوي العاملين ودراستها وتحليلها والعمل علي تلافي أسباب الشكوى بما يحقق العدالة بين المواطنين وكذلك اقتراح الحلول المناسبة لها طبقا للقانون والسياسات المعمول بها واقتراح التعديلات اللازمة علي سياسات شئون الخدمة المدنية وعرضها علي الجهاز تمهيدا لاعتمادها من السلطة المختصة
•فحص الشكاوي ودراستها والرد علي مقدمي الشكاوي بنتيجة الفحص
•استخلاص المؤشرات من دراسة هذه الشكاوي والعمل علي اقتراح الحلول بشأنها .
•إعداد جداول إحصائية بعدد الشكاوي الفنية التي وردت إلي المديرية .
•إعداد التقارير التي توضح اتجاهات الشكاوي وأسبابها ومقترحات علاجها .
ثانيا: اختصاصات التقسيمات التنظيمية التابعة لوكيل المديرية :
2-1 مركز المعلومات ( مستوى ادارة )
2-2 ادارة البحوث
•عداد الدراسات والبحوث في شأن معايير قياس الكفاية الإنتاجية للعاملين وإعداد التوصيات في شأن تطوير تقارير الكفاية ومالها من وسائل قياس الكفاية بما يتمشي والتطور في طبيعة الأعمال التي يقوم بها العاملين .
•إعداد الدراسات المتعلقة بمرتبات وأجور العاملين وعلاواتهم وبدلاتهم وتعويضاتهم المالية وذلك بما يحقق توفير الحوافز المادية الإنتاج عن طريق الربط بين الأجر والقدرة الإنتاجية للعامل .
•إعداد الدراسات الخاصة بقواعد محاسبه العاملين المخالفين لواجباتهم .
•إعداد البحوث والدراسات الخاصة بتنمية وتوفير القوي العاملة علي ضوء الاحتياجات والتنبؤات المتوقعة
•الاتصال بالأجهزة المركزية المعينة بتخطيط القوي العاملة لمتابعة الدراسات والبحوث في هذا المجال سواء علي المستوي المحلي أو الدولي .
•دراسة وسائل تحسين أسلوب العمل المتبع في وحدات شئون العاملين بما يحقق إشرافها علي حسن تنفيذ قوانين الخدمة المدنية ويكفل التنسيق والتكامل بين الوحدات المختلفة القائمة علي تنفيذها .
•القيام بالبحوث والدراسات وإعداد الإحصاءات التي تتعلق بالأنشطة التدريبية داخل نطاق المحافظة وذلك بالاشتراك مع الجهات الأخرى المعينة بذلك سواء كانت محلية أو خارجية .
•دراسة الوظائف وتحليلها بغرض تقييمها وترتيبها في المجموعات الوظيفية والفئة المناسبة .
•تجميع نتائج البحوث والدراسات السابقة والخروج منها بالتوصيات في شأن الحلول المقترحة للمشاكل موضوع البحث وعرض هذه التوصيات علي الجهاز واعتمادها من السلطات المختصة للنظر في إقرارها
2-3 إدارة تخطيط القوى العاملة
الاشتراك مع الوحدات المحلية ومديريات الخدمات بالمحافظة في تحديد معدلات الأداء وإعداد المقررات الوظيفية الخاصة .
•إعداد المقررات الوظيفية للمحافظة ولجميع الأجهزة الموجودة في إطارها وذلك بالتنسيق والتعاون مع الأجهزة المختلفة .
•الاشتراك في إجراءات الإعلان عن الوظائف الخالية بتحديد الوظائف المطلوب إعدادها .
•الاشتراك في عمليات اختبار العاملين بالوحدات الإدارية بالمحافظة .
•الإشراف علي توزيع الأفراد في الحالات التي تستدعي ذلك بالتنسيق والتعاون مع الجهات المختصة بتوزيع القوي العاملة بما يحقق التنسيق بين الوحدات المختلفة في المحافظة واستكمال العجز وفقاً لمقتضيات العمل .
•الاشتراك في إعداد قرار النقل والندب عن طريق تحديد إعداد الوظائف الزائدة والوظائف التي بها عجز.
•رفع مستوي العاملين بوحدات شئون العاملين بما يحقق إشرافها علي حسن تنفيذ قوانين الخدمة المدنية .
•إمساك السجلات الخاصة بإعداد العجز والفائض من العمالة بكل درجة وكل مجموعة نوعية بالوحدات المحلية والمديريات كل مديرية علي حده .
• الاشتراك في إعداد موازنة الوظائف .
•الاتصال المستمر بالإدارة المركزية لتخطيط القوي العاملة بالجهاز وتلقي التعليمات الفنية منها
3-1 ادارة التفتيش
•وضع تطبيق النظم الخاصة بالتفتيش للتأكد من سلامة وكفاءة أداء العاملين في مجال شئون العاملين والتأكد من سلامة تنفيذ القوانين والقرارات واللوائح .
•الكشف عن المخالفات والعقبات القائمة في سبيل التنفيذ وفي التنظيم الإداري وبيان القصور في القوانين واللوائح واقتراح أوجه العلاج اللازمة في هذا الشأن .
•إجراء التفتيش الدوري والمفاجئ علي الأعمال بالنسبة لشئون العاملين في المجالات الآتية :-
-بالنسبة للسجلات الممسوكة وملفات الخدمة .
-بالنسبة للتعيينات والترقيات والعلاوات .
-بالنسبة للأجور الإضافية والبدلات والمكافآت وحوافز العمل المختلفة.
-بالنسبة للنقل والإعارة والتجنيد والبعثات والأجازات بأنواعها .
بالنسبة للتقارير السنوية والجزاءات.
-بالنسبة لانتهاء الخدمة .
غير ذلك الموضوعات التي تتعلق بشئون العاملين كالرعاية الاجتماعية والصحية .
-اتخاذ الوسائل اللازمة لتحري المخالفات الإدارية والكشف عنها .
-تقييم البرامج التي تنفذها المديرية أما بنفسها أو عن طريق الوحدات التابعة لها .
-دراسة نشاط الوحدات الإدارية بالمحافظة والتعرف علي المشاكل التي تعترضها وبصفة خاصة مشاكل التنظيم والأفراد والتمويل والشراء والمخزون السلعي وغيرها .
3-2 إدارة التطوير وتقييم الأداء
•القيام بدراسة مواقع هذه الوحدات ومدي تناسبها للجمهور وأسلوب التنظيم الداخلي لمكان العمل ومدي مساهمة في سهوله وانسياب الخدمة .
•دراسة اللوائح ونظم العمل بها ومدي ملائمتها لرفع كفاءة الأداء .
•الدراسة الاقتصادية لأداء الخدمة والعمل علي ترشيدها .
•إبداء الرأي الفني وتقديم المعاونة في عمليات التطوير الإداري لوحدات الإدارة المحلية ومديريات الخدمات بالمحافظة .
•إعداد الدراسات المكتبية والميدانية لمواقع أداء الخدمات الجماهيرية لوحدات الإدارة المحلية ومديريات الخدمات ببورسعيد
•إعداد الدراسات تشخيص المشكلات القائمة لمواقع أداء الخدمات الجماهيرية .
•تنفيذ البرامج الخاصة بمشروعات التطوير لمواقع أداء الخدمات الجماهيرية
•إعداد الدراسات الخاصة بتطوير وتبسيط الإجراءات للتيسير علي الجماهير بالاشتراك مع الوحدات الإدارية المختلفة .
•دراسة النماذج والسجلات ولأدوات والوسائل المستخدمة لأداء العمل والإمكانيات المتاحة من هذه الوسائل بهدف ترشيد استخدامها أو إعادة توزيعها بما يؤدي حسن سير العمل .
•توجيه الأجهزة الإدارية المختلفة في المحافظة ومعاونتها في اصدار دليل التعامل مع الجماهير .
3-3 إدارة التنظيم والترتيب وموازنة الوظائف
•إجراء الدراسات الخاصة بتبسيط الإجراءات والنماذج والسجلات وتخطيط مكان العمل بما يحقق الارتفاع بكفاءة الأداء والاقتصاد في التكاليف .
•إعداد التقارير الدورية المتعلقة بالموقف التنظيمي وعرضها علي مدير المديرية .
•إعداد موازنة الوظائف ومتابعة تنفيذها طبقا لتعليمات وزارة المالية والقرارات التي يصدرها الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة في هذا الشأن وأخطار الجهاز بها .
•وضع النظام الخاص بتنفيذ نظام وصف وترتيب الوظائف في مديريات الخدمات وأجهزة الحكم المحلي بالمحافظة والأشراف علي تنفيذ وذلك طبقا للتعليمات التي يصدرها الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة في هذا الشأن واعتماده من الجهاز .
•إعداد الدراسات الخاصة بتطوير مواقع أداء الخدمات الجماهيرية .
•ويمارس في سبيل تحقيق هذه الأهداف من خلال التقسيمات التابعة له الاختصاصات الآتية :-
3-3-1 قسم التنظيم
•استطلاع وتشخيص المشاكل التنظيمية في الوحدات المحلية ودراستها وتجري أسبابها وتقديم المقترحات المحددة لعلاجها .
•دراسة الهياكل التنظيمية للوحدات المحلية ومتابعة التغييرات التي تحدث فيها أول بأول .
•إجراء الدراسات اللازمة لأعداد الأنماط التنظيمية في الوحدات المحلية بالمحافظة والعمل علي نشرها للاسترشاد بها .
•توجيه الأجهزة الإدارية المختلفة في المحافظة ومعاونتها في اصدار الدليل الإداري للمحافظة ومديرياتها .
3-3-2 - قسم ترتيب وموازنة الوظائف
•اقتراح الخطط لإنشاء وتنفيذ وتطوير نظام ترتيب الوظائف علي أساس واجباتها ومسئولياتها تحديد المؤهلات اللازمة لشغلها بالاشتراك مع الجهاز .
•حصر الوظائف وإعداد بطاقات وصف لها طبقا للقواعد الفنية والتعليمات التي تصدر في ذلك الشأن .
•الإشراف علي إجراءات تنفيذ نظام ترتيب الوظائف في الأجهزة والوحدات المرؤوسة .
•متابعة إعادة توصيف الوظائف وتقييمها بالأجهزة والوحدات المرؤوسة واعتمادها من الجهاز .
•الاشتراك مع وحده شئون العاملين في تحديد احتياجات الجهة الإدارية من مختلف تخصصات العاملين .
•الاشتراك مع تخطيط القوي العاملة في رسم السياسة لتوفير الاحتياجات اللازمة من القوي العاملة.
•توعية الأجهزة الأخرى بالجهة في كيفية الاستفادة ببيانات بطاقات وصف الوظائف عند ممارسة إجراءات شئون الخدمة .
•إعداد مشروع موازنة الباب الأول للمحافظة ووحداتها المختلفة من حيث عدد الوظائف ومستوياتها وفئاتها المختلفة الاعتمادات الخاصة بالبدلات والرواتب والمكافآت في صورته النهائية تمهيداً لعرضه علي الجهات والسلطات المختصة .
•تلقي قرارات ربط الموازنة فيما يتعلق بالباب الأول بعد اعتمادها وتبليغها للجهات والوحدات التابعة ومتابعة تنفيذها .
3-4 إدارة الشئون المالية والإدارية
3-4-1 قسم الشئون المالية
•اتخاذ كافة إجراءات المشتريات حتى وصول الأصناف للمخازن .
•تلقي الاحتياجات من مختلف وحدات المديرية لتوفيرها أو شرائها .
•استلام الواردات والمشتريات وتخزينها وفتح السجلات اللازمة للتخزين والصرف في المواعيد المحددة .
•تلقي ما يرد إليها من إيرادات متنوعة وصرف قيمة المستندات المقرر صرفها من السلفة المستديمة وتحرير استمارات الاستعاضة للمبالغ المنصرفة
•مسك السجلات والدفاتر اللازمة لذلك .
•إمساك السجلات المحاسبية والدفاتر المساعدة لإجراءات القيد والسجلات الحسابية .
•إمساك دفتر الشيكات وتحريرها واعتمادها .
•إعداد موازنة المديرية إيرادا أو منصرفاً وتقديرها .
3-4-2 قسم الشئون الإدارية
•القيام بأعمال النسخ الخاص بالمكاتبات والتقارير والمذكرات .
•تلقي النسخ الأصلية للقوانين والقرارات الجمهورية والوزارية واللوائح والتعليمات المطلوب نشرها وتوزيعها وتسجيلها في سجلات خاصة ونسخها أو طبعها وتوزيعها علي الجهات المعينة .
•الاحتفاظ بأصول الإستنسل أو الباندا مرتبة بحيث يمكن الرجوع إليها عند الحاجة .
•تلقي البريد الوارد ومراجعته علي حوافظ أو علي السراكي وقيده بالسجلات الواردة وإعطائه أرقاماً مسلسلة وتسليمه للمختصين .
•تلقي البريد الصادر ومراجعته علي سراكي وقيده بسجلات الصادر وإعطائه أرقاماً مسلسلة وتصديره للجهات المعينة .
•فهرسة جميع البريد الصادر والوارد والمذكرات الداخلية وذلك بتسجيل رقم ملف موضوع كل منها من واقع الفهارس المستخدمة .
•متابعة البريد الوارد للتأكد من الرد علي جميع المكاتبات .
•الإشراف علي أعمال غرفه الحفظ .
3-4-3 قسم شئون العاملين
•إعداد وتنفيذ قرارات التعيينات والترقيات والنقل والندب والإعارة والبعثات والتجنيد والأجازات الدراسية طبقا للقواعد والتعليمات المتعلقة بها .
•متابعة تعليمات الحضور والانصراف وإعداد التأخيرات والمؤشرات علي المرتبات والحوافز .
•أعدا د كشوف المرتبات .
3-4-4 قسم رعاية العاملين
•اقتراح وتنفيذ برامج رعاية العاملين ثقافياً واجتماعياً ورياضاً وصحياً طبقاً للسياسة التي يتم وضعها ورسمها بالاشتراك مع العلاقات العامة ولها في سبيل ذلك
•توفير الرعاية الاجتماعية للعاملين بالمديرية وذلك عن طريق التعرف علي مشاكلهم الإسهام في حلها وتحقيق الاستقرار النفسي لهم وإجراء البحوث الاجتماعية اللازمة لذلك .
•اقتراح وتنفيذ النظم والقواعد التي تكفل الرعاية الصحية للعاملين بالاشتراك مع التنظيمات النقابية وجمعيات العاملين .
•تلقي الإخطارات عن حوادث العاملين واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها وكفاله حقوق العاملين في هذا الشأن .
•الاشتراك في دراسة اقتراح وسائل إشباع هوايات العاملين في المجالات الثقافية والرياضية والفنية